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我們都有一些大塊的文字,我們必須定期類似你的地址,長名字或者短語。 Word中的自動圖文集功能允許你存儲這些文本塊並快速插入幾個鍵,因這裡可以減少時間。

自動圖文集功能已經成為 Office的一部分,但現在是快速部分的一部分,它被添加到 Office 2007. 除自動圖文集詞條外,快速部件功能還允許你插入文檔屬性( 例如標題和作者) 和欄位( 例如日期和頁碼)。 快速零件和自動圖文集詞條也被稱為"構建塊",Word帶有許多預定義的構建塊。 你還可以根據需要添加任意數量的自定義構建塊。

注意:我們以前已經在Word中寫過關於如何從其他文檔引用文本,因此你可以將可以重用內容插入到其他文檔中,這些文檔將自動。 在那篇文章中討論的技巧類似於使用自動圖文集詞條。 但是,一旦使用自動圖文集詞條插入內容,在更改自動圖文集條目時不會自動更新該內容。

還有其它軟體,比如免費的 PhraseExpress插件,用於執行類似的任務系統。 因為它在每個應用程序中都很有用,而不僅僅是單詞,自動圖文集還有自己的優點,它具有比更多的格式選項,而且在任何單詞都可以使用。 因此,如果不允許在工作電腦上安裝第三方程序,例如你仍然可以使用自動圖文集。

相關文章如何引用 Microsoft 中其他文檔的文本。使用模板來確保通用布局和格式設置。

你只能在模板中存儲自動圖文集詞條,而不能在文檔本身中存儲。 默認情況下,新的自動圖文集條目存儲在 Normal.dotm 模板中。 除非你將 Normal.dotm 模板與它的他電腦共享,否則僅限制自動圖文集條目的可以用性。 你可以將自動圖文集詞條添加到自定義模板中,但是我們將在本文後面討論。

如何創建新的自動圖文集詞條

首先,創建一個新單詞文檔並輸入要添加為自動圖文集詞條的內容( 文本,圖像,表格,等等 )。 然後,突出顯示內容並單擊"插入"選項卡。

相關文章如何在中顯示非列印字元。

如果希望自動圖文集詞條文本存儲在項中所有段落的段落格式中,請確保最後段落的段落標記包含。 段落標記存儲段落的格式。 在段落末尾未選擇段落標記時,當插入該段落時,段落將接受周圍文本的段落樣式。 如果在每個段落的末尾都看不到段落標記,可以選擇在選項窗口中顯示它們。 自動圖文集內容應用到的任何字元格式都會自動存儲在自動圖文集詞條中。

01_entering_text_for_autotext_entry

在"文本"部分中,單擊"瀏覽快速零件"按鈕,然後在下拉菜單上將滑鼠移動到"自動圖文集"上。 然後,從子菜單中選擇"將選定內容保存到自動圖文集庫"。

注意:你可以能注意到在"快速零件"菜單上可以直接使用"將選定內容保存到快速零件庫"選項。 這裡選項將選定的文本添加為"快速零件"條目,而不是"自動圖文集"條目。 "快速零件"還有"自動圖文集autotext條目都是塊。 你可以這種方式添加條目,但是我們將討論如何將它添加為自動圖文集條目。

02_selecting_save_selection_to_autotext_gallery

將顯示"創建新的建築塊"對話框。 在"姓名"編輯框中輸入自動圖文集詞條的NAME。

我們建議使自動圖文集詞條的名稱 different,因此只需鍵入 NAME的幾個字元即可將每個條目插入到文檔中。 如果多個自動圖文集詞條的名稱非常相似,則必須鍵入足夠的NAME,以便Word知道要插入的條目。

03_create_new_building_block_dialog

你也可以更改此項目的類別。 "類別"下拉列表provides提供了一個"創建新類別"選項,允許你將這裡自動圖文集詞條添加到自定義類別中。 你還可以更改創建條目的"圖庫"。

"選項"下拉列表允許你指定如何將條目插入到文檔中。 如果插入一小部分文本,如公司 NAME,請選擇插入游標內聯入項的內容的"僅插入內容"。 你也可以將內容作為它的自己的段落或者在它的自己的頁(。完美的創建標準封面) 中插入。

接受"保存方式"下拉列表的默認設置。 這將在你的普通模板中保存自動圖文集詞條。

相關文章如何在Word希望將更改保存到普通模板時得到通知

設置好新的自動圖文集詞條后,單擊"行"。

如果關閉打開的最後一個Word文檔,可能會顯示下列對話框詢問是否要保存對 Normal.dotm 模板的更改,如果已經打開該選項,將提示將該選項保存到普通模板窗口。 若要在" normal.dotm"模板中保存自動圖文集詞條,請單擊"保存"。

04a_saving_normal_template

如何在文檔中插入自動圖文集詞條

現在我們已經創建了一個新的自動圖文集詞條,讓我們將它插入到文檔中。 創建新的Word文檔或者打開現有文檔。 再次單擊"插入"選項卡,並將滑鼠移到下拉菜單上的"自動圖文集"上。 你將注意到,你添加的自動圖文集詞條在"自動圖文集"子菜單中直接可用。 選擇它以插入該條目中的內容。

05_inserting_address

你也可以通過開始鍵入自動圖文集詞條的NAME 來插入自動圖文集詞條。 一個小彈出窗口顯示與匹配的自動圖文集詞條和指令的NAME,告訴你按"輸入"插入。 按"輸入"將整個自動圖文集詞條插入到文檔中。 你還可以按"f3"。

06_using_autotext_name

自動圖文集詞條的內容被插入,並帶有原始換行符和格式。

07_address_inserted

要使自動圖文集詞條更快速,更容易,你可以將按鈕添加到快速訪問工具欄。

08_inserting_from_quick_access_toolbar

如何打開AutoComplete自動完成建議""

如果你在鍵入自動圖文集詞條 NAME 時沒有看到AutoComplete建議,則可能必須打開"顯示自動完成建議"選項。

打開"顯示自動完成建議",打開現有的Word文檔或者創建新的文檔,然後單擊"文件"選項卡。

09_clicking_file_tab

在後台屏幕上,單擊左側選項列表中的"選項"。

10_clicking_options

在"字詞選項"對話框左側的項目列表中單擊"高級"。

11_clicking_advanced

請在"編輯選項"部分中單擊"顯示自動完成建議"複選框,以便在框中有複選標記。

12_turning_on_show_autocomplete_suggestions

現在,你可以在輸入自動圖文集詞條的部分 NAME 后按"輸入"鍵來插入它。

如何編輯現有自動圖文集詞條的內容

假設你已經移到新家,並且需要在自動圖文集詞條中更改你的地址。 這很容易做到。只需鍵入你想要它的條目,選擇它,然後訪問前面討論的"自動圖文集"子菜單。 選擇子菜單上的"將選定內容保存到自動圖文集庫"選項,任何現有的自動圖文集詞條。

13_selecting_save_selection_to_autotext_gallery_after_edits

在"姓名"編輯框中輸入與現有自動圖文集詞條相同的NAME,然後單擊"行"。

14_entering_same_name_for_autotext_entry

顯示確認對話框。 單擊"是"以將以前的自動圖文集詞條替換為新詞條。

15_redefine_building_block_entry

現在,你可以將更新后的自動圖文集詞條插入到任何新的或者現有的Word文檔中。

注意:記住,在已經插入的任何現有文檔中更改自動圖文集詞條不會更改該條目的內容。 自動圖文集條目的修訂內容只在更改該項後任何時候都可以使用。

如何編輯現有自動圖文集詞條的屬性

除了編輯自動圖文集條目的內容外,還可以更改該項的屬性,如存儲的模板。類別等。

為此,創建一個新的Word文檔或者打開一個現有的文檔。 單擊"插入"選項卡,然後單擊"文本"部分中的"瀏覽快速零件"按鈕。 在下拉菜單中選擇"。構建塊管理器"。

16_selecting_building_blocks_organizer

將顯示"。構建塊管理器"對話框。 顯示所有"構建塊"顯示器的列表,顯示每個顯示的"姓名","圖庫","類別"和"模板"。 按照"圖庫"的字母順序列出。 我們的新"地址"條目列在頂部,因為它位於"自動圖文集"庫中。 點擊條目以選擇它。 對話框右側將顯示項的預覽。

選擇"地址"條目后,單擊"構建塊"列表下面的"編輯屬性"。

17_clicking_edit_properties

當你創建自動圖文集條目時,將顯示相同的對話框;但是,現在它被稱為"修改建築塊"。 我們將更改"選項"以"在它的自己的段落中插入內容,因這裡地址始終從另一行插入。 更改更改后單擊"行"。

18_changing_options

再次顯示確認對話框,確認你要用修訂后的項目替換自動圖文集詞條。 單擊"是"。

19_redefine_building_block_entry_again

如何刪除自動圖文集詞條

如果發現不再需要自動圖文集詞條,則可以將它的從生成塊的集合中刪除。 若要刪除自動圖文集詞條,請打開"。構建塊管理器"對話框,如上一節所述。 選擇要刪除的自動圖文集詞條,然後單擊"構建塊"列表下面的"刪除"。

20_clicking_delete

確認對話框會顯示,詢問是否要刪除選定的構建塊,在本例中為自動圖文集條目。 單擊"是"刪除條目。 你將返回到"。構建塊管理器"對話框。 單擊"關閉"以關閉它並返回到文檔。

21_delete_confirmation_dialog

在使用自定義模板時,自動圖文集似乎有一個怪癖。 在自定義模板中測試了自動圖文集詞條,但當我們基於該模板創建新文檔時,自動圖文集詞條不可用。 但是,當我們創建基於普通模板的新文檔,然後將自定義模板附加到該文檔時,自動圖文集詞條就可用。 所以,如果要在自己的自定義模板中保存自動圖文集詞條,請確保在創建文檔之後將該模板附加。 如果你發現其他的,請在評論中告訴我們。

相關文章使用模板來確保通用布局和格式設置。如何確定和更改哪個模板附加到Word文檔文檔中

舊版本的Word ( 2003和更早版本) 允許你將自動圖文集詞條從一個模板複製到另一個模板。 但是,在 Word 2007中,該功能已經被刪除。



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